Los costos ocultos de un emprendimiento

Al comenzar un emprendimiento de antemano ya sabemos que tendremos costos asociados. No importa el tipo de proyecto o su tamaño, algún costo tangible o intangible tendrá. Con intangible me refiero por ejemplo a la dedicación personal de tiempo, esto es un costo que tal vez no lo percibimos porque no hay un dinero visible en sí pero el costo de tiempo y oportunidad existe. Al formalizar cada uno de los puntos de un modelo de negocios la estructura de costos es un aspecto fundamental. Nos permite comprender el capital necesario para materializar nuestro emprendimiento y por otro lado evaluar su viabilidad antes de embarcarnos en él.

Como ejercicio para crear y analizar la estructura de costos, y evaluar la rentabilidad, podemos avanzar con un documento de Estado de Resultados (P&L – Profit and Loss). Este documento es la base tanto para nosotros mismos comprender nuestro negocio como para que terceros, sobre todo potenciales inversores, lo comprendan y tengan toda la información financiera sobre la mesa para tomar la decisión de invertir en el emprendimiento.

En cada línea del documento se van agregando ítems relacionados con un costo del cual el emprendimiento dependerá y generalmente de forma sencilla se pueden completar uno a uno con sus valores correspondientes. Esto ocurre sobre todo con los costos fijos, pero también los costos variables son posibles de proyectar a través del tiempo al proyectar sus variables asociadas. Al finalizar el ejercicio contaremos con un valor de dinero el cual precisaremos invertir en un periodo determinado de tiempo.

Desde mi punto de vista es obligatorio realizar este documento aunque sea lo más simple posible. Lo que debemos tener en cuenta es que al estar basado en una proyección, sin contar con mucha información previa, probablemente el resultado final no será exacto y habrá un margen de error. No solamente esto se dará por variaciones en los costos de ítems los cuales conocemos, sino que también por varios costos ocultos los cuales no logramos visualizar desde un inicio. Este post habla precisamente de estos costos ocultos que no son fáciles de predecir y percibir pero sí se deben contemplar.

1. Tiempo del emprendedor

Me interesa comenzar con este aspecto porque es difícil de visualizar. Dentro del plan financiero el/los emprendedores pueden contar con un salario desde el inicio o contarán con él más adelante. Lo que se debe lograr es un balance entre la inversión de tiempo dedicada por cada uno de ellos y el retorno asociado (independientemente si es a corto, mediano o largo plazo). Me refiero a que probablemente cualquier emprendedor podría estar trabajando en una empresa con un salario determinado acorde a su experiencia y actividades a desempeñar. Sé que ambos casos son distintos y emprender cuenta con una motivación extra pero el camino es largo, cansador y difícil por lo que debemos tenerlo en cuenta porque esto puede llevar a desgastes que impactarán negativamente en el emprendimiento.

Por otro lado el equipo fundador es quien tiene el empuje inicial para llevar a cabo la iniciativa y terminan siendo como pulpos realizando todas las actividades necesarias. Estoy de acuerdo con esta aproximación porque da la posibilidad para aprender sobre todos los aspectos del negocio y de esta forma nutrirse mejor para la toma de decisiones. Lo que se debe tener claro es cuándo debemos comenzar a recortar ciertas actividades porque no suman al proyecto según el valor que cada uno realmente puede aportar. Esto abre la puerta a nuevas contrataciones en el equipo para desempeñarse en roles que antes se cumplían por el equipo inicial. Probablemente al crear el primer plan financiero en la nómina de personal estén los emprendedores y se mantenga así durante varios meses. Si no contemplamos correctamente las actividades requeridas y los roles de cada uno puede ocurrir que se precise de capital para la contratación de personal de forma inesperada.

Creo conveniente al inicio, aunque sea como ejercicio, realizar un mapa o esquema de la estructura para comprender los roles, tareas y personal adecuado para cada etapa. Con esto no quiero decir que debemos agregar personal para uno desligarse de la operativa pero sí debemos comprender o intuir cuándo será el momento adecuado para hacerlo. Una gran ventaja de esto es que al salirnos de la operativa nos permite posicionarnos desde un rol más estratégico y así lograr una toma de decisiones más acertada para el crecimiento a largo plazo.

2. Imprevistos en producción y logística

Este punto abarca cualquier imprevisto que pueda ocurrir en la creación del producto o servicio que se ofrecerá. Si ofreceremos un servicio o producto enfocado en software, el propio desarrollo sufre de variaciones tanto sea por dificultades técnicas, mala planificación, errores, etc. Por otro lado si ofrecemos productos físicos pueden existir: demoras en la comunicación con los proveedores, demoras en la fabricación de productos, demora de importaciones, partidas de mala calidad y varios puntos más relacionados. Para estos casos es aconsejable dejar un buffer tanto de tiempo como de capital para amortiguar el impacto. Contar con procesos claros, análisis de los procesos y ajustes de estos, nos permite mantener un costo más estable o predecible.

3. Costos fiscales y legales

Uno tiende a menospreciar estos costos pero al querer formalizar un emprendimiento no hay forma de escaparles. Si contamos con un poco de experiencia o sentido común sabremos de algunos puntos como impuestos, o procedimientos legales base y podremos contabilizarlos. Pero no debemos quedarnos solamente en esto porque la realidad es que hay más ítems involucrados en estos aspectos. Dependerá mucho de la naturaleza del emprendimiento y la ubicación geográfica pero es recomendable asesorarse con expertos en la materia y así estar más preparados.

4. Encontrar el modelo de negocios “ideal”

Puede ocurrir que la idea inicial no sea necesariamente la definitiva o sufrirá varias iteraciones y evoluciones a través del tiempo. Un mal modelo de negocios o una mala ejecución tal vez llevará al fracaso del emprendimiento pero si logramos continuar avanzando aprenderemos de los errores y perfeccionaremos el modelo tendiendo hacia el ideal. Para esto no hay una receta y creo que en cualquier negocio siempre habrá variaciones así que asumiendo esto, debemos contemplar cierta inversión de capital y tiempo para esta tarea. No digo de no confiar en la idea inicial pero de seguro habrá adaptaciones a realizar a lo largo del tiempo que son difíciles de predecir al inicio. Sobre el ruedo se aprende y se mejora.

5. Inversiones no tan fructíferas

Cuando armamos el plan financiero tenemos dividido por cada rubro la necesidad de inversión. Algunos de estos rubros indican un ítem exacto como por ejemplo el costo de alquiler pero en otros casos será más genérico y la inversión dependerá de las iniciativas que vayan surgiendo. Por ejemplo en desarrollo de software o en marketing podremos tener un foco claro de inversión pero a su vez podrá haber un capital destinado a propuestas o necesidades que surjan en el momento. Pensarlo de esta forma nos permite no cerrarnos ante nuevas oportunidades y también nos permite desligarnos de inversiones que tal vez inicialmente las pensábamos como rentables pero no lo eran. Nos da flexibilidad, pero esta flexibilidad también nos da una responsabilidad. Las nuevas oportunidades de inversión deben ser analizadas correctamente y evaluadas para comprender si aportarán a la misión de la empresa y sobre todo si moverán las métricas clave que esperamos mejorar. Ejemplos de esto son: inversión en desarrollo de funcionalidades de un producto de software las cuales no impactarán necesariamente de forma positiva en el negocio, inversión en campañas de marketing las cuales no tienen un retorno medible o esperado, alianzas estratégicas poco fructíferas. Este último punto lo menciono porque a veces, sobre todo en etapas tempranas, uno está tentado en avanzar con ciertas alianzas porque pueden ser buenas para el negocio y no requieren de capital pero debemos comprender que el tiempo es dinero también, alguien del emprendimiento deberá enfocarse en esto.

Un último punto sobre este tema sin querer extenderme mucho es el de realizar una inversión desbalanceada en una área de la empresa respecto a las demás. A mi entender cada área de la empresa sin importar su tamaño es un pilar fundamental y en su conjunto mantienen la estabilidad del negocio. Si se realiza una inversión de capital desproporcionada en un área sin contemplar el impacto en las demás probablemente resulte en una mala inversión. Un ejemplo claro de visualizar es el de realizar una gran campaña de marketing por un producto físico a la venta del cual cuento con poco stock. Como resultado se podrán vender todas las unidades pero también tendré una gran cantidad de clientes interesados los cuales se quedarán sin su producto.

6. Flujo de caja

Este punto depende mucho del tipo de emprendimiento. Lo que se debe comprender es cómo funciona el flujo de capital dentro del modelo de negocios. Teniendo esto claro nos permite crear correctamente el plan financiero. Puede ocurrir que el proyecto requiere de una inversión mensual que luego se recupera al mes siguiente, o tal vez que el ingreso de capital sea a mes adelantado y luego este se usará para cubrir los costos. Hay varias posibilidades y debemos tener claro dentro de la modalidad en la cual operaremos.

7. Vacaciones y rotación de personal

En mi opinión una de las claves del crecimiento de una empresa son las personas que trabajan en ella. Hablar sobre esto requiere de todo un apartado pero en este punto vale la pena mencionar que al contar con personal debemos tener en cuenta su rotación y vacaciones para las planificaciones que realicemos. Esto impacta directamente en el plan que nos tracemos y si no se contempla corremos el riesgo de tener imprevistos financieros y la necesidad de realizar ajustes.

8. Mala medición de métricas claves

La toma de decisiones idealmente las debemos realizar sobre métricas clave del negocio. Esto nos permite ir evaluando y midiendo el impacto de las iniciativas y de esta forma identificar si debemos continuar por ese camino o tomar otro. Lo que puede ocurrir es que una métrica no la estemos midiendo correctamente ya sea porque se está calculando de forma equivocada o porque la extracción de esta información no es la adecuada. Esto nos lleva a tomar malas decisiones y por ende malas inversiones. Debemos constantemente asegurarnos que las métricas que seguimos son las correctas, están bien calculadas y se obtienen de una fuente de datos confiable.

9. Herramientas de trabajo

Tal vez es un título muy genérico pero en este punto me refiero a cualquier inversión en herramientas que nos permitan realizar las actividades. Esto puede ser licencias de software, hardware para oficina como impresoras, suministros de oficina, etc. Estos costos se suelen menospreciar y no controlar tanto pero a medida que el negocio avanza y crece este costo también tiende a crecer y se debe tener bajo el radar como todos los otros.

10. Viajes

Similar al punto anterior, es posible contemplar el rubro “Viajes” en un plan financiero y plan de ejecución pero seguramente haya costos inesperados relacionados a esto. Esto se debe tanto a variaciones de los precios como la necesidad de incursionar en viajes imprevistos. Creo conveniente además de contar con un buffer para este ítem también comprender y tomar las decisiones correctas de cuándo realmente amerita realizar un viaje y cuándo se podría resolver el encuentro, reuniones o visitas de otra forma.

Armar un plan financiero no es una tarea sencilla. Requiere de mucho entrenamiento y dedicación. Es un ejercicio que tiende a llevar varias revisiones y probablemente nunca nos deje a gusto sabiendo que algún punto es mejorable. Aconsejo crearlo gradualmente agregando los rubros obvios y conocidos y luego poco a poco ir agregando otros. Si recién estamos emprendiendo habrá muchas variables que conoceremos luego de avanzar un poco por el camino y debemos aprender y alimentar a nuestro modelo. De esta forma lograremos conocer y consolidar cada vez más nuestro emprendimiento.